Datenschutz-Information der Vivecti Group

Unser Unternehmen legt höchsten Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung dieser Daten durch uns erfolgt streng nach den Datenschutz-Bestimmungen. Das sind die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und andere Rechtsvorschriften.

Die DSGVO verpflichtet uns, Ihnen die nachfolgenden Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten zu geben.

Verantwortlicher

Vivecti Group GmbH
Magirus-Deutz-Straße 13
D-89077 Ulm/Donau

Tel. +49 (0) 731-96 684-0
Fax +49 (0) 731-96 684-19
info@vivecti-group.com

Datenschutzbeauftragter

Barbara Stöferle
Magirus-Deutz-Straße 13
D-89077 Ulm/Donau

+49 (0)731.96 684-0
dsb@vivecti-group.com

Wenn Sie sich mit Anliegen an uns wenden

Sie können sich jederzeit mit Anliegen an uns wenden. Sie können das per Telefon, Brief, E-Mail, Fax oder persönlich tun. Außerdem können Sie dafür das Kontaktformular auf unserer Website nutzen.

Wenn Sie uns dabei Daten übergeben, gilt für diese folgendes:

personenbezogene Daten
• E-Mail-Adresse
• weitere Angaben, die sie uns freiwillig mitteilen

Zwecke der Verarbeitung
• Bearbeitung Ihres Anliegens

Rechtsgrundlage
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO

Empfänger der Daten
• interne Fachbereiche und ggf. zuständige Fachbereiche der Prospitalia-Gruppe
• Stellen, an die wir die Daten auf Ihren Wunsch weiterleiten

Aufbewahrungsfrist
Nach der Beendigung der Bearbeitung werden die Daten archiviert. Die Daten im Archiv werden nach 10 Jahren gelöscht.

Besucher unserer Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden automatisch folgende Daten verarbeitet:

personenbezogene Daten
• IP-Adresse (anonymisiert)
• Angaben, die Ihr Browser automatisch übermittelt (Betriebssystem Ihres Gerätes, Browser-Name, Browser-Version, letzte aufgerufene Seite)
• Uhrzeit

Cookies
Um die Website nutzerorientiert gestalten zu können, sind einige wenige Cookies technisch erforderlich (z.B. Spracheinstellungen, Browserangaben).
Wir führen statistische Analysen des Nutzerverhaltens durch, um unsere Website zu optimieren. Diese Analyse erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Die mit der Matomo-Technologie erhobenen Daten werden ausschließlich auf unseren Servern verarbeitet. Es erfolgt ausschließlich eine anonyme Verarbeitung; wir führen keine persönliche Identifikation durch.
Zum Abspielen von Videos sind Cookies des deutschen Anbieters Videolyser technisch erforderlich.

Tracker
Es kommt das System Matomo zum Einsatz. Dieses führt über die Webseiten-Nutzung eine anonymisierte Statistik. Matomo wird von uns selbst betrieben.

Zwecke der Verarbeitung
• Betrieb der Website inkl. Einbindung von Videos,
• Auswertung von Störungen
• Erstellen einer anonymen Statistik über die Nutzung der Website
• Realisierung der Geschäftsbeziehung

Rechtsgrundlage
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Empfänger der Daten
• keine

Aufbewahrungsfrist
• 3 Monate bzw. sobald sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind

Die Webseite ist erforderlich für die Außendarstellung der Firma. Der Betrieb der Website ist ohne die Verarbeitung der genannten Daten nicht möglich. Daher besteht ein berechtigtes Interesse an dieser Verarbeitung.

Kontaktpersonen von Geschäftspartnern

Die Daten der Kontaktpersonen unserer Geschäftspartner werden bei uns wie folgt verarbeitet:

personenbezogene Daten
• Namen
• Firma, Firmenadresse
• Funktion, Tätigkeit
• Telefonnummer, Faxnummer
• E-Mail-Adresse
• Foto (falls dieses z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt wird)
• Social-Media-Signaturen und Profile (falls diese z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt werden)
• Teilnahme an Veranstaltungen und Webinaren (wenn Sie sich bei uns dafür anmelden)

Zwecke der Verarbeitung
• Realisierung der Geschäftsbeziehungen
• Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen
• Kontaktvermittlung zwischen Geschäftspartnern
• Umfragen zur Kundenzufriedenheit und Leistungen von Vivecti

Rechtsgrundlage
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Herkunft der Daten
• Mitteilung durch die Kontaktperson selbst
• Mitteilung durch eine andere Stelle des Geschäftspartners

Empfänger der Daten
• Firmen, denen die Kontaktperson als Referenz mitgeteilt wird (wenn die Kontaktperson dem zugestimmt hat)

Aufbewahrungsfrist
• bis zum Ende der Geschäftsbeziehung

Die Realisierung der Geschäftsbeziehungen und Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen sind ohne diese Angaben nicht möglich. Daher besteht ein berechtigtes Interesse an dieser Verarbeitung.

Kontaktpersonen von Kunden

Die Daten der Kontaktpersonen unserer Kunden werden bei uns wie folgt verarbeitet:

Rechtsgrundlage
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Herkunft der Daten
• Mitteilung durch die Kontaktperson selbst
• Mitteilung durch eine andere Stelle des Kunden

Empfänger der Daten
• Firmen, denen die Kontaktperson als Referenz mitgeteilt wird (wenn die Kontaktperson dem zugestimmt hat)

Aufbewahrungsfrist
• bis zum Ende der Geschäftsbeziehung

Kontaktpersonen von Interessenten

Wenn uns ein Interessent kontaktiert, z.B. potenzieller Lieferant, dann werden die Daten der Kontaktpersonen des Lieferanten bei uns wie folgt verarbeitet:

Zwecke der Verarbeitung
• Bearbeitung Ihres Anliegens
• Realisierung einer zukünftigen Geschäftsbeziehung
• Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen

Rechtsgrundlage
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Herkunft der Daten
• Mitteilung durch die Kontaktperson selbst
• Mitteilung durch eine andere Stelle des Interessenten

Empfänger der Daten
• keine

Aufbewahrungsfrist
• bis zum Ende der Geschäftsbeziehung

Bewerber

Bewerbungen senden Sie uns gerne elektronisch über unser Karriereportal zu.

Datenverarbeitung in gemeinsamer Verantwortlichkeit
Bewerbungen werden in der Vivecti-Gruppe in gemeinsamer Verantwortung (Art. 26 DSGVO) bearbeitet. Beteiligt sind hierbei folgende

Unternehmen
• Vivecti Group GmbH
• Prospitalia GmbH
• PS Healthcare Services GmbH
• h-trak GmbH

Wir setzen zur Durchführung einer Bewerbung darüber hinaus auch externe Personalbüros ein, die sodann gemeinsam mit uns Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen entgegennehmen, bewerbende Personen auswählen und ggf. auf geeignete Stellenausschreibungen aufmerksam machen. Dies und das jeweilige Personalbüro, das die Verarbeitung in diesen Fällen gemeinsam mit uns verantwortet, sind in der jeweiligen Stellenanzeige kenntlich gemacht.

In den Verträgen zur gemeinsamen Verantwortung ist vereinbart, dass die Parteien gemeinsam personenbezogene Daten der Personen verarbeiten, die sich bei den jeweiligen Unternehmen bewerben, um eine optimale Personalplanung zu ermöglichen, das heißt, zum Zweck der Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung etwaiger rechtlicher Verpflichtungen im Kontext von Beschäftigtenverhältnissen. Darüber hinaus wurde vereinbart, dass jede Partei die durch sie durchgeführte Datenverarbeitung selbst zu verantworten hat, also eigenständig alle Rechte und Pflichten daraus, einschließlich der Bearbeitung der Betroffenenrechte, übernimmt. Dennoch können sich Betroffene jederzeit mit ihren Anliegen und Ansprüchen an jede der Parteien wenden.

personenbezogene Daten
• Daten, die wir im Rahmens des Bewerbungsprozesses von Ihnen erhalten
• Informationen, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Bewerbungs-verfahrens überlassen haben
• Stammdaten (Name und Adresse, Personalnummer)
• Lebensläufe, Zeugnisse
• Angaben zur Beschäftigung (Stellenbeschreibung, Probezeit, Eintritt- und Austrittsdatum),
• Schulausbildung und -abschluss und Ausbildung
• Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail)
• unter Umständen weitere Daten wie Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Alter, Konfession, Staatsangehörigkeit
• Sofern die Prüfung der Rechtmäßigkeit der Beschäftigung erforderlich: Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. -genehmigung
• ggf. Gesundheitsdaten zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit
• freiwillig: Angabe ob eine Schwerbehinderung vorliegt

Zwecke der Verarbeitung
• Abwicklung etwaiger vertraglichen Verhältnisse
• Ggf. Unterbreitung bedarfsgerechter Vertragsangebote
• Wahrung berechtigter Interessen (z.B: Gewährleistung der Sicherheit und des Betriebs, sonstige berechtigter Interessen unseres Unternehmens

Rechtsgrundlage
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO: Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung eines Bewerbungsprozesses
• Erfüllung einer in diesem Kontext bestehenden rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (ggf. Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i. V. m. § Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO)
• Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO)
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten): Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO

Herkunft der Daten
• Mitteilung durch die bewerbende Person selbst
• Mitteilung durch eine andere Stelle des Interessenten

Empfänger der Daten
• ggf. zuständige Fachbereiche der Vivecti-Gruppe und Personalberatung im Rahmen der gemeinsamen Verantwortung
• Auftragsverarbeiter für das Bewerbermanagement: softgarden e-Recruiting GmbH, Tauentzienstr. 14, 10789 Berlin. Mit dem Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen

Aufbewahrungsfrist
• legitime Aufbewahrungsfristen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
• Im Falle einer Absage: 6 Monate

Sonstige Verarbeitungsvorgänge im Rahmen des Bewerbungsverfahrens
Datenverarbeitung auf der Webseite des Karriereportals

Wir setzen auf der Karriereseite das Cookie JSESSIONID als technisch notwendiges Session-Cookie. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Dieser Session-Cookie wird gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

Datenverarbeitung bei zusätzlichen Funktionalitäten unseres Karriereportals:

Funktionalität	Beschreibung	Rechtsgrundlage
Statusinformationen im Bewerbungsverfahren	Sofern Sie sich über eine Jobbörse (z.B. Hellowork, Stepstone) bei uns bewerben, werden die von Ihnen übermittelten Daten automatisch in unser Recruiting-System übertragen. Bei einigen dieser Jobbörsen haben Sie die Möglichkeit, den Status Ihrer Bewerbung in Ihrem Account bei der jeweiligen Jobbörse nachzuverfolgen. Dazu übermittelt unser Dienstleister, die softgarden e-recruiting GmbH, den Status Ihrer Bewerbung (Erhalt, Bearbeitung der Bewerbung, Absage) in unserem Auftrag an die Jobbörse. Die Übermittlungsanzeige des Status in Ihrem Account bei der Jobbörse erfolgt dabei mit einer zeitlichen Verzögerung (bis zu vier Wochen), damit wir Sie vorher persönlich über den Status der Bewerbung informieren können.Weitere Informationen über die Datenverarbeitung finden Sie in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Jobbörse, über die Sie sich beworben haben.	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses
Abonnement „Job-Abo“	Um über neue Stellenangebote informiert zu werden, können Sie das Job-Newsletter abonnieren oder sich auf dem Karriereboard passende Stellen bei uns anzeigen lassen (RSS-Feed). Das Abonne-ment können Sie durch Angaben zur gewünschten Tätigkeit sowie zum Standort näher definieren. Für das Abonnement ist zudem die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich.	Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO: Einwilligung in den Erhalt des Newsletters. Sie können jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters widerrufen.
Gehaltsstatistik-Modul „Salary statistics“)	Unser Auftragsverarbeiter softgarden wird Ihnen in verschiedenen Schritten des Bewerbungsverfahrens die Möglichkeit geben, Feedback über Ihre Gehaltsvorstellungen und Ihnen angebotene Gehälter abzugeben.Die dabei übermittelten Informationen werden anonymisiert und ohne Verknüpfung zu Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten verarbeitet. softgarden verarbeitet diese Daten anonymisiert für eigene Zwecke (Statistik, Analyse, Studien) und ist für diese Verarbeitung Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO.	Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO: nur mit Ihrem Einverständ-nis durch Teilnahme und auf rein freiwilliger Basis statt.
Online-Surveys „Easyfeedback“	Am Ende des Bewerbungsprozesses kann Ihnen von softgarden über einen Link eine Einladung zu einer Umfrage angezeigt wer-den. Die Umfrage findet über einen Dienst der easyfeedback GmbH statt, um das Bewerbungserlebnis abzufragen. Softgarden führt diese Umfrage als Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO durch und verarbeitet die erhobenen Daten anonymisiert für eigene Zwecke (Statistik, Analyse, Studien) sowie zur Weiter-entwicklung der softgarden-Produkte. Die Erhebung der Umfrage-daten ist standardmäßig über das SSL-Verschlüsselungsverfahren gesichert und softgarden stellt im Rahmen der Auswertung keinen Personenbezug her. Die Befragung kann jederzeit abgebrochen werden. Die bis zum Zeitpunkt des Abbruchs verarbeiteten Daten können für die genannten Zwecke genutzt werden.Nähere Infos zum Datenschutz von easyfeedback können Sie den folgenden Hinweisen entnehmen: https://easy-feedback.de/privacy/datenschutzerklaerung.	Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO: Ihre Teilnahme an der Umfrage ist rein freiwillig und Sie erklären mit der Teilnahme Ihr Einverständnis. Die Verarbeitung der Daten zu Zwecken der Auswertung erfolgt bei softgarden anonymisiert.
Talentpool	Im Rahmen Ihrer Bewerbung oder über die Schaltfläche „In Kontakt treten“ haben Sie die Möglichkeit, sich für unseren Talentpool zu empfehlen. Die Verarbeitung ist erforderlich, um automatisiert für weitere Stellenausschreibungen, mithin für ähnliche oder anderweitig passende Positionen berücksichtigt werden zu können.Wenn Sie sich über die Schaltfläche „In Kontakt treten“ für den Talentpool registrieren, werden die folgenden Angaben abgefragt:• Anrede, akademischer Titel (optional) • Vor-, Nachname, E-Mail-Adresse • Im Interesse stehende Jobfelder • Momentane Karrierestufe • Bevorzugte(r) Standort(e) • XING-Profil oder Lebenslauf	Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO: Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt auf rein freiwilliger Basis mit Ihrem Einverständnis sowie durch die Nutzung eines Opt-In Links. Rechtsgrundlage ist

Die Verarbeitung der Daten ist für die Prüfung einer Einstellung erforderlich. Das Zustandekommen eines Arbeitsvertrags ist ohne die Bereitstellung diese Daten nicht möglich.

Ihre Rechte

Sie haben bezüglich dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:
– Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
– Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
– Löschung, wenn das rechtlich erlaubt ist (Art. 17 DSGVO)
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
– Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
– Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Einige Verarbeitungen beruhen auf Ihrer Einwilligung (z.B. für die Bearbeitung eines Anliegens, die Aufbewahrung von Bewerbungen länger als 3 Monate).

In diesen Fällen haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen.

Ulm, 07.08.2024